תקציב להפקת אירוע: עלויות, מחיר כרטיס ונקודת איזון

שלב 1: רשימת ההוצאות

לפני שקובעים מחיר, רושמים כל הוצאה - גם הקטנות. אלה הסעיפים שחוזרים כמעט בכל אירוע:

• מקום - שכירות, או אחוז מהבר.
• הגברה ותאורה - ציוד וטכנאי.
• אמנים ו-DJ - שכר, ולפעמים גם נסיעות ולינה.
• אבטחה ועזרה ראשונה - מאבטחים, ואם צריך - אמבולנס או חובש.
• בר - מלאי, ברמנים, ציוד.
• שיווק - קמפיינים ממומנים, עיצוב, הדפסות.
• צוות - סדרנים, קופה, ניקיון.
• עמלות - יחצנים, ועלויות שאתם בוחרים להפעיל כמו קאשבק או עמלת שיתוף.
• מרווח ביטחון - סעיף להוצאות שלא חשבתם עליהן. בלי מרווח, כל הפתעה יוצאת מהרווח.

שלב 2: נקודת האיזון

נקודת האיזון היא מספר הכרטיסים שצריך למכור כדי לכסות את כל ההוצאות:

נקודת איזון = סך ההוצאות ÷ ההכנסה הממוצעת לכרטיס

דוגמה (מספרים להמחשה בלבד): סך ההוצאות 30,000 ₪, וההכנסה הממוצעת לכרטיס - אחרי סבבים, קופונים ועמלות יחצנים - 100 ₪. צריך למכור 300 כרטיסים כדי להגיע לאפס. כל כרטיס מעבר לזה הוא רווח.

כמה דברים שכדאי לבדוק:

• נקודת האיזון לעומת המקום - אם צריך 300 כרטיסים במקום של 250 איש, התקציב לא עובד. מעלים מחיר, מורידים הוצאות, או מחליפים מקום.
• ההכנסה לכרטיס היא לא מחיר הכרטיס - קופונים, עמלות יחצנים וקאשבק יורדים ממנה.
• עלות השירות לא נכללת - ב-Gamin היא משולמת על ידי הקונה, נוסף על המחיר שקבעתם, ולא יורדת מההכנסה שלכם.

שלב 3: מחיר הכרטיס

• מתחילים מנקודת האיזון: המחיר צריך לכסות את ההוצאות בכמות כרטיסים שאתם בטוחים שתמכרו - לא במקום מלא.
• סבבים: סבב ראשון זול לכמות קטנה, וסבבים יקרים יותר אחריו. ההכנסה הממוצעת היא שילוב של כולם. איך בונים סבבים - במדריך התמחור.
• בודקים מול הקהל: כמה הקהל שלכם רגיל לשלם על אירוע דומה? מחיר שמכסה את ההוצאות אבל רחוק ממה שהקהל מוכן לשלם - לא יימכר.

שלב 4: לעקוב בזמן אמת ב-Gamin

"נהל הוצאות" (בתפריט ניהול האירוע, תחת "כספים"): רושמים כל הוצאה עם קטגוריה - הגברה, אבטחה, אמבולנס, בר, אמנים, כללי ועוד - ורואים את הסכום הכולל.

"כספי האירוע" (תחת "כספים"): התמונה המלאה, מתעדכנת עם כל הזמנה:

• הכנסות מהזמנות - מה שנכנס מהכרטיסים והתוספות.
• מה יורד מהן - קאשבק ועמלות שיתוף שאתם מממנים, שריונים לספקים, ועמלות זיכוי של חברת האשראי.
• צפוי לך מהאירוע / מגיע לך מהאירוע - הסכום שיועבר אליכם.
• רווח אחרי הוצאות - ההכנסה פחות ההוצאות שרשמתם. השריונים לספקים כבר נוכו כאן, ואין צורך לרשום אותם גם כהוצאה.
• מצב התשלום - "צפוי" (האירוע עוד לא נסגר), "בהמתנה" (נסגר, והכסף ישתחרר בתאריך שמופיע), "זמין" או "שולם".
• רשימת עסקאות - כל ההזמנות, עם חיפוש לפי שם או טלפון.

לשלם לספקים מתוך המכירות

לא חייבים לשלם לספקים מהכיס לפני האירוע. ב-Gamin אפשר לשריין לכל ספק את התשלום שלו מתוך הכנסות הכרטיסים, והוא מקבל אותו אחרי האירוע. ההסבר המלא - במדריך התשלום לספקים.

טעויות נפוצות בתקציב

• מחשבים לפי מקום מלא - ואז כל כרטיס שלא נמכר הוא הפסד.
• שוכחים את העמלות - יחצנים, קופונים וקאשבק מורידים מההכנסה לכרטיס.
• אין מרווח ביטחון - והוצאה אחת לא צפויה מוחקת את הרווח.
• לא רושמים הוצאות תוך כדי - ובסוף האירוע אף אחד לא זוכר כמה באמת יצא.

שאלות נפוצות

איך מחשבים נקודת איזון לאירוע?

מחלקים את סך ההוצאות בהכנסה הממוצעת לכרטיס - אחרי קופונים, עמלות יחצנים וקאשבק. התוצאה היא מספר הכרטיסים שצריך למכור כדי לכסות את ההוצאות.

עלות השירות של Gamin יורדת מההכנסה שלי?

לא. עלות השירות משולמת על ידי הקונה, נוסף על המחיר שקבעתם לכרטיס.

איפה רואים את הרווח של האירוע?

בלשונית "כספי האירוע" בניהול האירוע: ההכנסות, מה ירד מהן, כמה מגיע לכם, ו"רווח אחרי הוצאות" לפי ההוצאות שרשמתם ב"נהל הוצאות".

מתי מקבלים את הכסף מהמכירות?

אחרי שהאירוע מסתיים ונסגר, במועדים שבתקנון. ב"כספי האירוע" מופיע מצב התשלום ומתי הכסף ישתחרר.

כמה מרווח ביטחון לשים בתקציב?

אין מספר אחד נכון. ככל שהאירוע חדש יותר, או שיש בו יותר ספקים ומשתנים, כדאי מרווח גדול יותר.